Steuerrecht: Fahrtenbuch kann bei kleinen Mängeln noch ordnungsgemäß sein

Ein Beitrag von Dipl.-Finanzwirt Robert Kracht - Beitrag vom 15.04.09 Nach dem aktuellen Urteil vom FG Düsseldorf führen Rechenfehler oder Differenzen zwischen eigenen Aufzeichnungen und Routenplanern nicht automatisch dazu, dass ein ansonsten korrekt geführtes Fahrtenbuch als nicht mehr ordnungsgemäß eingestuft wird (Az. 12 K 4479/07).

Allerdings dürfen die Mängel nur geringfügig sein, so dass weiterhin eine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Einträge gegeben ist. Diese Entscheidung ragt aber eher als Ausnahme aus einer Vielzahl von BFH-Urteilen in jüngster Zeit hervor, wonach die Aufzeichnungen über die Fahrten zeitnah und lückenlos erfolgen, die Angaben schlüssig und eine Änderung der Daten im Nachhinein ausgeschlossen sein müssen. Das gilt gleichermaßen für Selbstständige und Arbeitnehmer, die ihren Betriebs-Pkw oder von der Firma überlassenen Wagen nutzen. Wollen sie die Privatfahrten nicht einfach über die Listenpreis-Regelung ermitteln, müssen sie die tatsächlich angefallenen Kosten und Touren über ein Fahrtenbuch nachweisen, das über das ganze Jahr hinweg zu führen ist. Wird dies aber im Nachhinein vom Finanzamt nicht anerkannt, greift automatisch wieder die meist ungünstige Ein-Prozent-Regel und der gesamte Erfassungsaufwand war umsonst.

Formale Fehler im Fahrtenbuch von Arbeitnehmern und Selbstständigen führen auch dann zur Pauschalermittlung des Privatanteils, wenn sich die beruflichen Anteile sowie Pkw-Kosten aus den Angaben entnehmen lassen. Denn für den detaillierten Nachweis ist ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zwingend erforderlich. Schlampige und lückenhafte Führung erhöht damit den steuerpflichtigen Privatanteil. Seit 2006 dürfen Selbstständige im Gegensatz zu Angestellten nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG die Ein-Prozent-Regel nur noch bei Fahrzeugen mit überwiegend betrieblicher Nutzung verwenden. Dieser mehr als 50prozentige Anteil muss nachgewiesen oder zumindest glaubhaft gemacht werden. Zwar ist hierfür nicht zwingend ein ordnungsgemäßes und mit Arbeit verbundenes Fahrtenbuch notwendig, aber die verlässlichste Grundlage. Als Nachweis reichen auch eine Auflistung der Fahrten für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten oder etwa Eintragungen im Terminkalender. Misslingt der Nachweis der überwiegend beruflichen Nutzung, ist für dieses Kfz die private Nutzungsentnahme exakt nach den hierauf entfallenden Kosten zu ermitteln und dem Gewinn hinzuzurechnen. Das gelingt wiederum durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch oder anhand der geschätzten Fahranteile. Um Streit mit der Betriebsprüfung um geschätzte Fahranteile aus dem Weg zu gehen, ist das Fahrtenbuch die beste Lösung und nimmt dem Finanzbeamten Argumente für eine profiskalische Schätzung.

Laut BFH wird das Verhältnis von dienstlichen zu privaten Fahrten nicht zeitnah erfasst, wenn das Fahrtenbuch erst im Nachhinein anhand von Notizzetteln und dem Terminkalender erstellt wird, selbst wenn die Angaben stimmen (VI R 27/05). Auch Aufzeichnungen mit Hilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms reichen nicht, da ein bereits eingegebener Datenbestand nachträglich verändert werden kann (VI R 64/04). Darüber hinaus muss das Fahrtenbuch grundsätzlich zu den beruflichen Reisen Angaben zu Datum, Ziel, Grund und pro Fahrt den Gesamtkilometerstand des Pkw enthalten. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur ausnahmsweise zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird (VI R 87/04).